Meilietikett on elektronkirjade etikett, mis hõlmab reeglistikku ja häid tavasid, mida peaks jälgima elektronkirjade saatmisel ja vastuvõtmisel. Internetis on kirja pandud meilietiketi kümme põhireeglit:
  • Meilisõnum peab olema selge, lühike ja arvestama saatja vajadustega
  • Kasuta õigekirja- ja grammatikakorrektorit
  • Austa meilisaaja aega
  • Hoia saadud meilide privaatsust
  • Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse
  • Ära usalda ühtegi sõnumit, mille päisest võid lugeda “Edasta kõikidele oma sõpradele”
  • Loe meiliprogrammi võimaluste, võrgutehnoloogia ja -kultuuri tundmaõppimiseks vajalikke juhendeid. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu
  • Hinga sügavalt sisse ja mõtle järgi, enne kui klõpsad nupule “Saada”
  • E-post ei ole iga sõnumi jaoks sobiv meedium
  • E-post on reaalne maailm

Esmakordsel kirja kirjutamisel võõrale inimesele ei tohi olla liiga familiaarne. Kindlasti tuleb kirjutada lugupidava ja asjaliku tooniga ning ei tohi kasutada ees- ja hüüdnimesid. Samuti on mõistlik ametlikumat tooni kirjades mitte kasutada emotikoone ja lühendeid, kui saatja ei ole kindel kas ka kirja saaja neid tunneb.

Kirja kirjutades on mõistlik kasutada lihtteksti ja ainult klaviatuurilt sisestatavaid sümboleid, kuna erinevad e-posti keskkonnad ei pruugi tunnistada erinevaid kirja stiile ja erimärke ning selle tulemusena võib jääda soovitud informatsiooni edastamine lünklikuks. Vormindatud teksti saatmisel on mõistlik edastada see manusena.

Nii internetis kui ka elektronkirjade kirjutamisel tähendab suurtähtede kasutamine võrgus karjumist. Lisaks sellele loeb inimene suurtähtkirjaga teksti 14% aeglasemalt.

Picture
Alati kui ootate kirjale tagasisidet, siis tuleb seda väljendada oma kirjas, kuna kirja saaja võib võtta teie kirja sisu teavitava informatsioonina.

Enne isikliku informatsiooni (näiteks PIN-koodid, krediitkaardi number või isikukood) edastamist e-posti teel tasub mõelda sellele, et informatsioon ei pruugi jääda ainult adressaadile.

Tundmatuid ja võõrastelt saadetud elektronkirjade lisandeid ei ole soovitav avada turvalisuse eesmärgil. Rämpspostile vastamisele võib järgneda veelgi suurem rämpsposti tulv.

Järgides eelnimetatud häid tavasid ei tohiks kiri kahjustada saatja ega ka saaja isiklikke ega ka ärilisi huve.

E-kirja kirjutamine


Aadressiriba:
Erinevatele aadressaadiväljadele sisestatakse erineva otstarbega adressaatide aadressid:
  • “To” – adressaatide meiliaadressid
  • “Cc” – adressaadid kellele saadetakse kirja koopia
  • “Bcc” – salakoopia saavate adressaatide meiliaadressid. Bcc adressaadid ei näe teiste kirjasaajate andmeid.

Aadressiribale kantakse kirja saajate aadressid kujul “netinimi@domeen.sufiks”.

Ametlik netinimi peaks olema seotud isikunimega, isiklike meilide vahetamiseks sobivad ka nö mesimagusad netinimed nagu näiteks “miisuke” või “beibe123”. Domeen tähistab üldjuhul selle organisatsiooni või interneti-tarbija nime, kelle pakutavaid elektronposti teenuseid kasutad.

Sufiksid annavad teavet organisatsiooni tüübi või asukoha kohta:
  • .com – ärisaidid
  • .edu – haridusasutused
  • .ee – Eesti
  • .ru – Venemaa
  • .uk – Ühendkuningriik

Teema (subject):
Kirja teema peab lühidalt aga konkreetselt kokku võtma kirja sisu. Teema on sageli ainus pidepunkt, mille järgi hiljem süsteemitus kirjakastis õiget kirja leida.

Kirja saatja nime ja teema põhjal otsustab kirja saaja kas see avada või mitte.

Tervitused:
Kui meilid kellegiga esimest korda kasuta ametlikku pöördumist “Lp Härra/Proua”, ning tutvusta ka ennast. Igapäevases olukorras on sobilik “Tere”, “Tere päevast” jmt.

Tekstiosa:
Elektronkiri ei ole nii ametlik kui paberkandjal kiri, samas ka mitte nii juhuslik ja mööduv kui telefonikõne. Elektornposti teel saadetud sõnumi vorm ja toon sõltub eelkõige olukorrast, kuid on olemas siiski üldkehtivad reeglid:
  • Jälgi, et kiri oleks kirjutatud selges ja arusaadavas vormis
  • Jaga tekst mitmeks lõiguks ja jäta lõikude vahele tühi rida
  • Ilma taandreata vasakule joondatud tekst jätab korrektsema mulje
  • Ära alusta peale igat lauset uuelt realt
  • Ametlikud kirjad peaksid olema lühikesed ja konkreetsed, erakirjad võivad olla kui tahes pikad
  • Kontrolli enne meili väljasaatmist õigekirja, vead näitavad kirja saatja elementaarse viisakuse puudumist

Lõpetamine:
Kirja sisu lõpetuseks võib kirjutada isikliku kirja lõppu näiteks “Päikest!” või “Kõike kõige paremat”, ametliku kirja puhul näiteks “Lugupidamisega” või viimase vähemametliku vormiga “Tervitades”.

Ärikirja puhul näeb etikett ette kirja lõpetamist alljärgnevate andmetega:
  • Kirja saatja ees- ja perekonnanimi
  • Organisatsiooni nimi
  • Ameti nimetus
  • Kontaktandmed, sh aadress, meiliaadress, telefoni-, mobiili- ja faksinumber

Manused:
Adressaat saab saadetavast failist täpse koopia, mida on võimalik lugeda, printida ja töödelda.

Manust saates anna saajale sellest teada kirja sisus, kirjeldades faili nime ja programmi milles see loodud ning saatmise põhjust. Vajadusel võib ka saata  andmed manuse suuruse kohta.

Faili avamiseks vajaminevat porgrammi kirjeldab faililaiend (viimased tähed peale punkti):
  • *.doc – Microsoft Word tekstitöötlusdokument
  • *.pdf – Adobe Acrobat Reader eelvormindatud dokument
  • *.xls – Microsoft Excel tabelid
  • *.ppt – Microsoft PowerPoint esitlused
  • *.jpg või *.gif – pildifailid

Emotikoonid:
Kirja saatja emotsiooni paremaks väljendamiseks on kasutusel emotsioone väljendavad ikoonid, mis takistavad kahemõtteliste sõnumite väärtõlgendamist:
  • : -)    naeratav
  • ; -)    silma pilgutav
  • : -D   naerev
  • :- P   keel suust väljas
  • : -(    kulmu kortsutav, õnnetu jne

On ka välja mõeldud suurel arvul muid tähendusi omavaid emotikoone:
  • 5:-)          Elvis Presley
  • *<|:o)>   Jõuluvana
jne

Lühendid:
Lühendeid tasub kasutada vaid siis, kui oled kindel, et kirja saaja on nendega kursis. Vastasel juhul võivad need tekitada üleliigset segadust.
  • BTW (by the way) – muide
  • IMHO (in my humble opinion) – minu tagasihoidliku arvamuse järgi
  • ASAP (as soon as possible) – nii kiiresti kui võimalik
  • FYI (for your information) – teadmiseks
  • NRN (no reply needed) – vastust pole vaja
  • AFAIK (as far as I know) – minu teada
  • FAQ (frequently asked questions) – korduma kippuvad küsimused
  • IIRC (if I recall correctly) – kui ma õigesti mäletan
  • LOL (laughing out loud) – valjult naerdes
jne

Create a free web site with Weebly